Subactivități
A1.1. Managementul proiectului
Managementul proiectului este o activitate transversala, în care va fi implicat managerul de proiect sprijinit de personalul suport. Aceasta activitate presupune în linii mari: planificarea, coordonarea, controlul și raportarea activităților specifice, monitorizarea precum și adoptarea de măsuri corective, în situatia în care apar abateri de la planificarea inițială. Se derulează pe întreaga perioada de implementare a proiectului și presupune implicarea unei echipe de management formata din: manager de proiect și experți suport (responsabil implementare, financiar, achiziții publice etc.) (cheltuielile cu resursa umană: experții suport vor fi decontate de la capitolul de cheltuieli indirecte).
Realizarea unui proiect nu este posibila fara o buna organizare. Organizarea proiectului trebuie să cumuleze într-un tot unitar următoarele elemente:
1) informațiile cu privire la performanțele, natura, durata, costul și calitatea proiectului;
2) resursele umane cu abilitățile, creativitatea, experienta și calitățile acestora și
3) resursele materiale, echipamente, bani, timp. Proiectul îmbină aceste elemente într-un ansamblu unitar.
Modalitatea de implementare a activități (Etape ce vor fi realizate)
1. Constituirea echipei de proiect și stabilirea responsabilităților.
Dimensiunile și complexitatea proiectului impun alcătuirea unei echipe de proiect pentru care managerul de proiect va stabili sarcinile și responsabilitățile fiecărui membru al echipei. Fiecare membru trebuie să cunoască bine ce trebuie să facă, ce se așteaptă de la el. Toate responsabilitățile și sarcinile au fost incluse în fișa postului și anexate în prezenta cerere de finanțare. Succesul proiectului, în ansamblu, depinde atât de managerul de proiect, cat și de echipa de implementare. În alcătuirea acesteia managerul va ține seama și de rolurile pe care aceștia le au în cadrul echipei și de relațiile interpersonale. Membrii echipei trebuie să aibă următoarele calități: implicare directă în atingerea obiectivelor/sarcinilor; abilitate în comunicare; flexibilitate, capacitate de adaptare la cerințele proiectului; competență profesională; capacitatea de a admite existența greșelilor și a le corecta; capacitatea de a înțelege importanța respectării termenelor și a limitelor resurselor; încredere în ceilalți și dorința de a ajuta; spirit de echipa; disponibilitatea de a lucra cu unul sau mai mulți șefi/coordonatori; cunoștințe și experienta în cunoașterea instrumentelor și metodelor de lucru din cadrul proiectelor cu finanțare europeana. După stabilirea componentei echipei de proiect se va stabili modul de organizare. Managerul de proiect va ține seama că scopul final al proiectului este realizarea lui în timp util cu respectarea bugetului și a specificațiilor tehnice. Astfel, managerului de proiect va transmite formal și informal persoanelor implicate în proiect responsabilitățile ce le revin și va face cunoscut rolul fiecăruia în cadrul proiectului, le va repartiza sarcinile concrete ce le revin și va stabili termenele activităților ce trebuie îndeplinite în cadrul proiectului.
2. Stabilirea planului operațional/strategiei de implementare și a cadrului organizatoric.
Managerul de proiect se va asigura că procesele de munca să fie desfășurate și conduse într-un mod care va permite implementarea riguroasa a proiectului. Pentru aceasta va stabili un set de reguli. Acest set de reguli trebuie să reprezinte un ghid al modului de desfășurare și conducere a tuturor activităților de proiect și va fi prezentat sub forma unui manual al proiectului. Manualul proiectului va cuprinde toate informațiile de care managerul de proiect are nevoie pentru a conduce eficient activitățile de proiect, fiind o sursa de informații care prezinta parametrii de timp, costuri, performante ale proiectului, precum și modalități prin care el le poate urmări și verifica, pentru a putea interveni asupra activităților proiectului. Manualul va cuprinde informații despre: obiectivele proiectului, principalele activități de proiect corespunzătoare fiecărui obiectiv precum și cui ii revine responsabilitatea pentru fiecare activitate; cum sunt împărțite activitățile de proiect în procese de munca simple care să alcătuiască “pachete de sarcini”; cine sunt experții cărora le revine finalizarea responsabilităților “pachetului de sarcini”; lista cheltuielilor și premiselor proiectului (cu referire la tehnologii, resurse, termene, angajați); forma de organizare a echipei de proiect și poziția acesteia în cadrul structurii organizatorice a solicitantului. Pe lângă acest manual se va elabora STRATEGIA DE MANAGEMENT privind implementarea proiectului. Aceasta strategie va fi structurata pe mai multe capitole care vor cuprinde informații despre: managementul comunicării, conflictelor, riscurilor, realizarea achizițiilor, managementul financiar, informare și publicitate, arhivarea documentelor, codul de etica și deontologie profesională.
3. Monitorizarea, controlul și raportarea proiectului. Pentru a putea atinge obiectivele fixate echipa de management va acorda atenție deosebită monitorizării, controlului și raportării proiectului.
3.1 Monitorizarea proiectului. Procesul de monitorizare va începe în momentul semnării Contractului de Finanțare și va dura pana la finalizarea perioadei de sustenabilitate. Pentru realizarea monitorizării fizice a proiectului, echipa de management va desfășura următoarele activități:
A) VERIFICAREA CONȚINUTULUI DOCUMENTELOR DE RAPORTARE (rapoartele de activitate, pontaje, livrabile etc) elaborate de către experți și transmise managerului de proiect (activități desfășurate/progresul tehnic). Obiectivele monitorizării rapoartelor de activitate sunt: colectarea, revizuirea și verificarea informațiilor furnizate de fiecare expert, raportat la dispozițiile contractului de finanțare; analizarea gradului de realizare a indicatorilor prevăzuți în contractul de finanțare; verificarea evoluției implementării proiectului care face obiectul contractului de finanțare, raportat la graficul activităților stabilit prin contract;
B) VIZITE DE LUCRU își propun verificarea stadiului fizic al implementării proiectului la fața locului în locațiile de implementare ale proiectului. Reprezintă o parte importanța a activității de monitorizare continua și urmărește daca proiectul se implementează așa cum a fost aprobat, în conformitate cu prevederile contractului (să se asigure de faptul că proiectul se derulează conform contractului de finanțare; să identifice, în timp util, posibilele riscuri și probleme precum și să propună măsuri remediabile și modalități eficiente de îmbunătățire a activității de implementare; să identifice elementele de succes ale proiectului).
C) ȘEDINȚE LUNARE pentru a înțelege stadiul de implementare, problemele apărute și remedierea acestora. Vor fi organizate ca o activitate în grup, în cadrul căreia are loc un schimb verbal de informații sau de opinii. Rolul acestor ședințe de lucru este de a: rezolva o problema, lua o decizie/decizii, elabora un plan, aduna sau transmite informații, primi un raspuns pe baza informațiilor clare despre stadiul/obiectivele/indicatorii/grupul țintă al proiectului. Monitorizarea nu se va termina odată cu finalizarea proiectului, acest proces va continua pentru a asigura sustenabilitatea proiectului și durabilitatea acestuia.
3.2 Controlul proiectului - va fi reprezentat de activitățile zilnice de a menține activitățile de proiect în limitele prestabilite. Controlul va consta în măsurarea realizărilor reale, compararea acestora cu performanțele așteptate și aplicarea măsurilor corective în cazul abaterilor. În realizarea controlului, managerul de proiect va ține seama de următoarele aspecte importante:
a) va controla activitatea și nu angajații/experții. Scopul controlului este acela că activitățile din cadrul proiectului să fie dinamizate și nu să obținem obediență din partea subordonaților. Nu ne dorim crearea unei atmosfere tensionate în cadrul echipei care ar putea genera resentimente și ar diminua creativitatea; b) controlul unei activități complexe se va baza pe motivare și automonitorizare/autocontrol. Fiecare expert va trebui să fie în măsură să stabilească cursul de acțiune și să urmărească progresul;
c) controlul se va exercita asupra unei sarcini unitare. Procesul de control va fi divizat în sarcini și activități mai simple. Realizarea oricărei sarcini trebuie să duca la obținerea unui rezultat. Vor fi stabilite standardele de evaluare a rezultatului fiecărei sarcini;
d) datele de control vor fi transmise direct executantului/expertului. Este necesar să fie cunoscute de aceștia întrucât ei au nevoie de ele. Trebuie să stie clar ce au de realizat (cantitativ și calitativ). Controlul va cuprinde desfășurarea a patru activități de baza: planificarea performantelor, urmărirea performantelor planificate, compararea performantelor efective cu standardele și adoptarea măsurilor necesare. Orice deviație de la indicatorii planificați Reprezintă o abatere. Daca rezultatele în munca nu pot fi cuantificate atunci compararea performantelor în raport cu indicatorii planificați este diferită. Modalitățile de evaluare ale performantelor vor avea un caracter unitar pentru tot proiectul. Concluziile obținute în urma evaluării vor fi clar prezentate pentru ca utilitatea lor să fie maxima. Se va găsi un echilibru intre furnizarea unui volum prea mic sau prea mare de informații.
3.3 Raportarea proiectului - se va concretiza într-un ansamblu de activități prin care se urmărește starea fiecărui proiect într-un anumit moment. Cunoașterea și raportarea stării proiectului se va face în ședințe de analiza a situației proiectului, dar și raportările din cadrul contractului de finanțare. Astfel:
a) Rapoartele de Progres vor fi elaborate în conformitate cu documentele subsecvente emise de AMPOC, trimestrial sau ori de cate ori se vor solicita de AM/OI;
b) Rapoartele de progres vor prezenta în mod regulat informații tehnice și financiare referitoare la stadiul derulării proiectului și probleme întâmpinate pe parcursul derulării;
c) Termenul de transmitere al rapoartelor de progres se va face la AMPOC/OI, în termenul prevăzut în contract/instrucțiuni; d) Rapoartele de sustenabilitate/durabilitate, întocmite conform modelului solicitat de AMPOC; e) Indicatorii comuni de realizare și de rezultat privind investițiile realizate în cadrul proiectului, conform legislației UE/prevederile AMPOC.
Locația de implementare - Str. Constantin Daicoviciu, nr. 15, Municipiul Cluj-Napoca, cod poștal 400020, județul Cluj, România
Amplasamente
Rezultat 1 (A1.1) Manualul proiectului
• Manualul va cuprinde informații despre: obiectivele proiectului, principalele activități de proiect corespunzătoare fiecărui obiectiv precum și cui ii revine responsabilitatea pentru fiecare activitate; cum sunt împărțite activitățile de proiect în procese de munca simple și să alcătuiască “pachete de sarcini”; cine sunt experții cărora le revine finalizarea responsabilităților “pachetului de sarcini”; lista cheltuielilor și premiselor proiectului (cu referire la tehnologii, resurse, termene, angajați); forma de organizare a echipei de proiect și poziția acesteia în cadrul structurii organizatorice a solicitantului.
Rezultat 2 (A1.1) Strategia de management
• Aceasta strategie va fi structurata pe mai multe capitole care vor cuprinde informații despre: metodologia de implementare a fiecărei activități, managementul comunicării, conflictelor, riscurilor, realizarea achizițiilor, managementul financiar, informare și publicitate, arhivarea documentelor, codul de etica și deontologie profesională)
Rezultat 3 (A1.1) Rapoarte de progres
• Se vor elabora pe toata durata proiectului rapoarte de progres o data la trei luni și vor cuprinde toate informațiile privind progresul proiectului). Rapoartele vor respecta forma și modelul furnizat de AMPOC și vor fi realizate ori de cate ori se va solicita (în funcție de legislația în vigoare, cerințele AMPOC).
Rezultat 4 (A1.1) Minute de intalnire
• Se vor elabora lunar minute de intalnire/rapoarte de monitorizare. Minutele de intalnire vor cuprinde toate informațiile despre ce s-a făcut și ce urmează să se facă, dar și lista de prezenta a membrilor echipei de implementare. Rapoartele de monitorizare vor cuprinde o scurta descriere a fiecărei activități desfășurate în luna respectiva, rezultatele obținute, indicatorii realizați și eventualele probleme identificate, precum și soluțiile remediabilele identificate.
Rezultate previzionate
A1.2 Realizarea achiziții publice și monitorizarea acestora.
Realizarea achizițiilor de bunuri și servicii se va face în conformitate cu prevederile legislației în vigoare (LEGE Nr. 98/2016 din 19 mai 2016 privind achizițiile publice și HOTARARE Nr. 395/2016 din 2 iunie 2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/acordului cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice).
Activitatea va urmări realizarea tuturor achizițiilor necesare pentru dezvoltarea infrastructurii centrului suport creat și se va desfășura pe următoarele etape:
- Etapa de planificare/pregătire a procesului de achizitie publica. Aceasta etapa cuprinde:, identificarea necesității (s-a realizat încă din faza de scriere a proiectului), elaborarea referatelor de necesitate, elaborarea strategiei de achiziții (planului de achiziții) și aprobarea de către reprezentantul legal al solicitantului a documentației de atribuire, inclusiv a documentelor-suport, precum și a strategiei de contractare pentru procedura respectiva. În cadrul strategiei de achizitie publica, solicitantul va elabora programul/planul de achiziții publice, ca instrument managerial utilizat pentru planificarea și monitorizarea portofoliului de procese de achizitie la nivel de autoritate contractanta, pentru planificarea resurselor necesare derulării proceselor și pentru verificarea modului de îndeplinire a obiectivelor proiectului.
- Etapa de organizare a procedurii și atribuire a contractului/acordului - cadru începe prin transmiterea documentației de atribuire în SEAP și se finalizează odată cu intrarea în vigoare a contractului de achizitie publica/acordului - cadru.
- Etapa post-atribuire contract/acord-cadru, respectiv executarea și monitorizarea implementării contractului/acordului- cadru.
Rezultat 5 (A1.2) Contracte de achiziții
• Contracte de achiziții încheiate conform legislației în vigoare.
A 1.3 Auditul final proiectului Cererea de rambursare finala a proiectului va fi auditat de către un auditor specializat și se va finalizeze prin elaborarea unui raport de audit. Costurile aferente acestei activități vor fi suportate
Rezultat 6 (A1.3) Raport audit
• 1 raport de audit financiar realizat la finalizarea proiectului
Subactivități
A2. Măsuri de informare, publicitate
Motivarea/justificarea activității Transparenta constituie un factor cheie în gestionarea fondurilor europene și, de aceea, standardele comunitare acorda un rol deosebit și impun reguli stricte în ceea ce privește asigurarea informării publicului larg cu privire la beneficiile programelor finanțate din fonduri UE. Asigurarea vizibilității și promovării proiectului, pe toata perioada de implementare se va face în conformitate cu instrucțiunile în vigoare, cu regulile stabilite în Manualul de identitate vizuala, cu modificările și completările ulterioare (daca va fi cazul). Regulile specifice de identitate vizuala se vor aplica în funcție de fiecare măsură de informare și publicitate prevăzuta în proiect și pe care le vom prezenta mai jos: Modalitatea de implementare a activității (Etape care vor fi realizate):
Etapa 1 - Organizarea conferinței de lansare a proiectului L1-L2 (acțiunea va fi precedata de conceperea de flyere, afișe, prezentări Power Point).
Machetele acestora se vor trimite spre aprobare (După caz) conform regulilor din documentele oficiale (Manualul de identitate vizuala, Ordinul 2640/2015). Conferința va avea loc în localitatea Cluj Napoca, prilej cu care prin materialele realizate și discursurile care vor avea loc se vor prezenta informații despre sursele de finanțare și finanțatori, obiectivul general, obiective specifice, acțiuni, grupuri țintă și bugetul proiectului. Cu ocazia conferinței de lansare se va publica și un comunicat de presa.
Etapa 2 - Realizarea unui site al proiectului.
Site-ul va cuprinde informații despre obiectivele proiectului, grup țintă, precum și despre activitățile și rezultatele proiectului. Acest site va fi actualizat ori de cate ori va fi nevoie.
Etapa 3 - Realizarea de 2 roll-up-uri și a unui banner și expunerea lor la Universitatea Tehnica din Cluj Napoca (Rectorat și Directia pentru Managementul Cercetării Dezvoltării și Inovării -DMCDI) pentru a asigura o vizibilitate maxima a proiectului.
Etapa 4 - Editarea, multiplicarea și difuzarea de materiale de promovare (100 pliante, 3 afișe)
Realizarea afișului proiectului îndeplinește condițiile de necesitate și oportunitate în diversificarea mijloacelor de promovare a proiectului, iar postarea afișelor va asigura obligațiile beneficiarului de fonduri europene de a transmite mesajele cele mai importante referitoare la proiect, finanțatori, beneficiar. Pliantele vor fi distribuite la conferințele de presa.
Etapa 5 - Organizarea conferinței de încheiere a
proiectului L 39 (Machetele acestora se vor trimite spre aprobare (După
caz) conform regulilor din documentele oficiale (Manualul de identitate
vizuala, Ordinul 2640/2015). Conferința va avea loc în localitatea
Cluj-Napoca, prilej cu care prin materialele realizate și discursurile
care vor avea loc se vor prezenta informații despre sursele de finanțare
și finanțatori, rezultatele atinse și beneficiile asupra grupurilor
țintă.
REGULI: Pentru realizarea activității Măsuri de informare și publicitare vom respecta regulile sintetizate mai jos (ele pot suferi modificări, în funcție de alte cerințe venite din partea AM POC:
(1) Se vor face publice, electronic sau în orice alt mod, următoarele date: denumirea Beneficiarului, titlul și rezumatul Proiectului, valoarea totala a finanțării, datele de începere și de finalizare ale Proiectului, locul de implementare al acestuia.
(2) Vom expune 3 afișe cu informații despre proiect (dimensiunea A3), inclusiv despre contribuția financiara din partea Uniunii, într-un loc usor vizibil publicului, cum ar fi zona de intrare în sediul beneficiarului.
(3) Vom utiliza pentru toate materialele de comunicare realizate în cadrul proiectului prin Programul Operațional Competitivitate: sigla Uniunii Europene, sigla Guvernului României, precum și cea a Instrumentelor Structurale 2014-2020, însoțite de mențiunea „Proiect cofinanțat din Programul Operațional Competitivitate 2014-2020”. Prin materiale de comunicare se înțelege: flyere, afișe, roll-up, comunicate de presa, site-uri, sau orice alte produse prin care este promovat proiectul și rezultatele acestuia.
(4) Vom respecta indicațiile tehnice din Manualul de Identitate Vizuala pentru Instrumentele Structurale 2014-2020 în Romania.
(5) Foile cu antet utilizate în cadrul proiectului vor respecta de asemenea regulile de identitate vizuala, deja amintite; se va prefera utilizarea acestora, în elaborarea materialelor, atât pentru informare, publicitate și conștientizare cat și pentru materialele și resursele tehnice elaborate (manuale, ghiduri, etc.) pentru a asigura vizibilitatea proiectului și a Instrumentelor Structurale prin care se asigura finanțarea proiectului.
(6) Publicațiile tipărite care sunt realizate în cadrul Proiectului vor avea pe ultima coperta obligatoriu titlul programului/proiectului, editorul materialului, data publicării, elementele de vizibilitatea menționate la alin. (4), precum și textul “Conținutul acestui material nu Reprezintă în mod obligatoriu poziția oficiala a Uniunii Europene sau a Guvernului României”.
(7) Pagina dezvoltata în interiorul site-ului universității va conține obligatoriu pe pagina de deschidere: sigla Uniunii Europene, sigla Guvernului României, precum și cea a Instrumentelor Structurale 2014-2020, textul “Conținutul acestui material nu Reprezintă în mod obligatoriu poziția oficiala a Uniunii Europene sau a Guvernului României” și un link către site-ul web al Instrumentelor Structurale în Romania, www.fonduri-ue.ro, însoțit de textul: „Pentru informații detaliate despre celelalte programe cofinanțate de Uniunea Europeana, va invitam să vizitați www.fonduri-ue.ro” (link la adresa web/URL: http://www.fonduri-ue.ro).
Acest site, dedicat proiectului va fi actualizat în permanenta pe măsură ce proiectul avansează.
(8) Roll-up-urile expuse în acțiunile proiectului vor avea inscripționate titlul programului/proiectului, sigla Uniunii Europene, sigla Guvernului României și sigla Instrumentelor structurale 2014-2020, precum și mențiunea „Proiect co-finanțat din Programul Operațional Competitivitate 2014-2020”.
(9) Vom asigura o informare transparenta și corecta în mass-media asupra Proiectului finanțat prin Programul Operațional Competitivitate.
(10) La începutul și la finalizarea proiectului, vom publica comunicate de presa. Acestea vor conține, dar nu limitativ, valoarea Proiectului (evidențiind suma finanțării primite din Programul Operațional Competitivitate), titlul proiectului/ investiției, Beneficiarul, rezultatele prevăzute/ obținute.
(11) Vom respecta informațiile și elemente grafice obligatorii pentru un comunicat de presa (anunt de presa): Sigla Uniunii Europene (în stânga sus); Sigla Guvernului României va fi plasata la mijloc, sus; Sigla Instrumentelor Structurale în Romania va fi plasata în coltul din dreapta sus. Mențiunea „Proiect co-finanțat din Programul Operațional Competitivitate 2014 - 2020”.
Obs. Activitatea se va desfășura pe tot parcursul proiectului. În aceasta activitate este implicat managerul de proiect și personalul suport, în special specialistul IT Locația de implementare - Str. Constantin Daicoviciu, nr. 15, Municipiul Cluj-Napoca, cod poștal 400020, județul Cluj, România
Amplasamente
Rezultat 7 (A2) Materiale publicitare
• Realizarea a 2 roll-up, 100 de pliante, 1 banner, 2 comunicate de presa, 2 conferințe (lansare și închidere proiect). De asemenea se va realiza o prezentare a proiectului și publicarea acesteia pe site-ul proiectului.
• Realizarea și actualizarea unui web-site al proiectului
Rezultate previzionate
Subactivități
A3. Activitatea de documentare și informare în vederea întocmirii unor proiecte de CDI pentru competiții finanțate prin Orizont 2020
Motivarea/justificarea activității ”Orizont 2020” este cel mai important program al Uniunii Europene pentru cercetare și inovare care se desfășoară în perioada 2014-2020. Pe lângă investițiile private pe care le va atrage programul în aceasta perioada, acesta va furniza și capitalul de pornire necesar stimulării progreselor și descoperirilor tehnologice, facilitând transpunerea ideilor inovatoare în produse și servicii. Orizont 2020 va susține poziția UE de lider mondial în domeniul științei, atrăgând cele mai luminate minți și ajutând oamenii de știința să colaboreze și să își împărtășească ideile în întreaga Europa. Programul ii va ajuta pe cei talentați, întreprinderile și entitățile de cercetare inovatoare incluzând aici dar nu limitativ universitățile de cercetare avansata și institutele de cercetare inovatoare să impulsioneze competitivitatea Europei, creând, în paralel, locuri de munca și contribuind la un standard de viață mai înalt de care să beneficiem cu toții.
Modalitatea de implementare a activității (Etape care vor fi realizate):
Etapa 1 - Pregătirea unei liste cu sursele de informare privitoare la Programul cadru Orizont 2020 - În cadrul acestei etape solicitantul își va concentra eforturile pe strângerea materialelor bibliografice relevante care să servească ca principala baza documentara pentru implementarea proiectelor finanțate prin Orizont 2020. Persoanele implicate în aceasta etapa sunt coordonatorul Centrului Suport înființat în cadrul acestui proiect, responsabil parteneriate naționale/internaționale, Responsabilul atelierelor de lucru precum și cei 11 experții/specialiștii în cercetare științifica. (L1-L3 a proiectului);
Etapa 2 - Analiza surselor de informare selectate - În cadrul acestei Etape Solicitantul va parcurge bibliografia enumerata în cadrul etapei anterioare și va extrage tipurile de informații relevante pentru implementarea proiectelor în cadrul competițiilor finanțate din programul Orizont 2020. Persoanele implicate în aceasta etapa sunt coordonatorul Centrului Suport înființat în cadrul acestui proiect, responsabil parteneriate naționale/internaționale, Responsabilul ateliere de lucru precum și cei 11 experții/specialiștii în cercetare științifica. (L2- L4 a proiectului);
Etapa 3 - Analiza evenimentelor de informare și documentare organizate la nivel regional/național/internațional pentru competiția Orizont 2020, în vederea identificării celor mai bune oportunități de formare ale experților din cadrul Centrului Suport înființat. Se va analiza oferta de evenimente la care ar putea participa experții (cei 6 experți al centrului, fara domenii de cercetare științifica, specialiști în îmbunătățirea calității proceselor) din cadrul Centrului Suport, în vederea perfecționării lor pentru participarea cu succes la competițiile din cadrul programului de finanțare Orizont 2020. Acestea vor consta în participarea la sesiuni/cursuri de informare/formare, schimb de experiențe și bune practici, vizite de lucru, etc. Se vor selecta minim 10 astfel de evenimente. Persoane implicate: toti experții din echipa de management și implementare. (L5-L39 a proiectului)
Etapa 4 – Familiarizarea/actualizarea informațiilor experților care își vor desfășura activitatea în cadrul Centrului Suport înființat, cu problematica Orizont 2020. Acesta etapa se va desfășura pe trei paliere (L4-L39)
a) Ateliere de informare și documentare. În cadrul acestui atelier coordonatorul Centrului Suport ii va informa pe experții centrului cu privire la principalele surse de informare, localizarea acestora și modul de analizare a acestora. Astfel, pe parcursul lunii a patra a proiectului se vor organiza patru ateliere de informare și documentare (cate un atelier pe saptamana, cu durata a 1 ora pentru fiecare atelier). Atelierele au scopul de familiarizare/actualizare informații privitoare la problematica Orizont 2020. În urma participării, fiecare expert din cadrul Centrului Suport va avea sarcina de a analiza (în baza informațiilor primite) un document relevant în acest sens, document care va fi dezbătut în cadrul atelierului imediat următor.
b) Participarea efectiva a experților din cadrul Centrului Suport înființat la minim 2 din activitățile de documentare și informare organizate la nivel regional /național/internațional.
c) Elaborarea unui ghid cu principalele surse de informare și documentare referitoare la Competiția Orizont 2020. În urma participării la atelierele de informare și documentare organizate intern, în cadrul Centrului Suport dar și a participării experților la evenimente organizate pe acesta tema la nivel regional și/sau național se va elabora, de către coordonatorul și experții din cadrul Centrului Suport, un ghid de informare, ghid care ulterior va fi utilizat de către orice entitate care va solicita sprijinul Centrului Suport înființat (L4-L8). Acest ghid va fi actualizat ori de cate ori va fi necesar (daca apar modificări/noutăți).
Obs. Activitatea se va desfășura pe parcursul L1 –L39 proiectului. În aceasta activitate vor fi implicați toti membrii echipei de implementare a proiectului și managerul de proiect.
Locația de implementare - Str. Constantin Daicoviciu, nr. 15, Municipiul Cluj-Napoca, cod poștal 400020, județul Cluj, România
Amplasamente
Rezultat 8 (A3) evenimente de informare
• Vor fi identificate 10 evenimente informare și documentare organizate la nivel regional/național/internațional pentru competiția Orizont 2020, la care vor participa o parte din experții centrului suport CeS-UTCN
Rezultat 9 (A3) 4 ateliere de informare și documentare
• În cadrul centrului suport se vor organiza 4 ateliere de informare și documentare
Rezultat 10 (A3) un ghid de informare și documentare
• Elaborarea unui ghid cu principalele surse de informare și documentare referitoare la Competiția Orizont 2020
Rezultate previzionate
Subactivități
A 4. Activități de diseminare de informații și de recrutare de parteneri din tara și din străinătate pentru participarea în competiții finanțate prin Orizont 2020
Motivarea/justificarea activității Atât la nivel european, cat și la nivel național, se constata o atenție din ce în ce mai mare acordata cercetării avansate și de frontiera, dezvoltării și inovării precum și rolului pe care acest gen de activități îl poate avea pentru obținerea de rezultate deosebite în dezvoltarea economică și socială. Universitatea Tehnica din Cluj-Napoca are o contribuție esențială la creșterea economica în primul rând prin formarea și dezvoltarea capitalului uman, asigurând acestuia competente sociale, dar și prin susținerea transferului tehnologic. Pentru că acest lucru să se întâmple reprezentanții Universității și agenții economici trebuie să dobândească o cunoaștere mult mai detaliata a nevoilor și capacităților fiecăruia. Abilitatea de a dezvolta parteneriate cu mediul economic care să creeze oportunități de dezvoltare Reprezintă un aspect esențial în creșterea importantei cercetării și inovării în contextul economiei locale, regionale și naționale. Universitatea Tehnica din Cluj-Napoca are legături de colaborare puternice și o buna cooperare cu companii situate, dar nu limitativ, în regiunea Transilvaniei (instruire, consultanta, proiecte de cercetare), la care se adaugă pe probleme de nișă și cooperării cu companii din străinătate. Competitivitatea internaționala a cercetării românești, prezenta pe piețele internaționale a produselor inovatoare realizate în tara și deschiderea globala a pieței naționale de CDI depind de susținerea afilierii sau participării organizațiilor românești la inițiativele, organismele, programele sau infrastructurile regionale, europene ori internaționale. Modalitatea de implementare a activității (Etape care vor fi realizate):
Etapa 1 – Elaborarea unui baze de date cu potențialii parteneri (din tara și din străinătate). Scopul acestei etape este acela de a identifica potențiali parteneri, din tara și din străinătate, în vederea întocmirii și depunerii unor propuneri de proiecte de cercetare-dezvoltare-inovare în cadrul competițiilor finanțate prin Orizont 2020. În cadrul acestei etape vor fi implicați toti experții din cadrul Centrului Suport înființat, personalul suport (administrativ) (L2-L24). Implicați în aceasta activitate sunt toti experții din echipa de implementare, cu precădere Responsabil parteneriate naționale și internaționale.
Etapa 2 – Diseminarea de informații și recrutarea partenerilor pentru participarea la competiții finanțate prin Programul Cadru Orizont 2020 (L2-L36). În cadrul acestei etape se va elabora strategia de diseminare a informațiilor și se vor alege metodele care vor fi folosite pentru a aborda diversele grupuri țintă și părți interesate. Elaborarea strategiei de diseminare este unul din primele lucruri care se va elabora în cadrul acestei etape. Elaborarea strategiei este un proces extrem de minuțios, care va defini ruta pe care o vor urma acțiunile de promovare și diseminare în acest proiect, baza fiind un concept creativ bine ales și care trebuie să fie fructificat la maxim.
Strategia de diseminare va include următoarele:
• Pagina web a proiectului – design-ul paginii, găzduire, administrare, actualizare
• Un pliant simplu care să prezinte succint obiectivele proiectului
• O baza de date de persoane, organizații și proiecte cheie, care
pot contribui la diseminarea informației sau pot fi interesate de
participare în parteneriat la competiția Orizont 2020
• Publicarea unor buletine informative, electronice, cu apariție regulată (o data la 2 luni) – ( minim 19 de buletine)
• Seminarii, workshop-uri de diseminare – (o data la trei luni) cu
invitați din tara și/sau străinătate (mimin 12 a cate 30 de persoane)
Etapa 3 - Atragerea de parteneri din tara și din
străinătate pentru realizarea de propuneri în parteneriat pentru
competiții finanțate prin Orizont 2020 (L5-L36). Scopul acestei etape
este următorul:
a) promovarea și diseminarea în plan internațional a bunelor practici ale Universității Tehnice Cluj-Napoca;
b) reprezentarea la evenimentele specifice cu referire la activitatea Universității în mediul internațional;
c) creșterea permanenta a numărului parteneriatelor internaționale atât în plan european cat și extra-european;
d) depunerea a minim 20 proiecte în calitate de solicitant sau
partener în cadrul Programului Orizont 2020, e) Cercetarea prin
excelenta științifica, schimb de bune practici intre parteneri,
f) utilizarea infrastructurii de cercetare de ultima generație
(world class infrastructure) în beneficiul parteneriatelor cu scopul de a
atinge excelenta științifica și de a ajunge (Europa) lider mondial în
sectorul industrial.
Pașii care vor fi urmați în cadrul acestei etape sunt:
• Contactarea partenerilor actuali ai UTCN
• Contactarea potențialilor parteneri din baza de date creata și/sau identificați în urma etapei de diseminare a informațiilor
• Stabilirea priorităților comune și a domeniilor de interes
• Încheierea unor acorduri principiale de colaborare pentru
competiții în derulare sau care se vor derula într-un orizont de timp de
cinci ani (mimim 30)
• Elaborarea a minim 20 propuneri de proiecte și depunerea acestora
în cadrul competiției Orizont 2020 (în calitate de solicitant sau
partener).
Locația de implementare - Str. Constantin Daicoviciu, nr. 15, Municipiul Cluj-Napoca, cod poștal 400020, județul Cluj, România
Amplasamente
Rezultat 11 (A4) baza de date
• O baza de date cu potențiali parteneri (din tara și din străinătate) în vederea creării unor parteneriate pentru depunerea de proiecte în cadrul competiției Orizont 2020.
Rezultat 12 (A4) buletine informative
• minim 19 de buletine informative privind informații de interes ale Programul Orizont 2020
Rezultat 13 (A4) workshopuri de diseminare
• minim 12 Seminarii, workshop-uri de diseminare a informațiilor cu privire la competițiile finanțate prin Programul Orizont 2020
Rezultat 14 (A4) propuneri de proiecte
• Elaborarea a minim 20 propuneri de proiecte și depunerea acestora în cadrul competiției Orizont 2020 (în calitate de solicitant sau partener).
Rezultate previzionate
Subactivități
A 5.1. Crearea Centrului Suport pentru competiția Orizont 2020 în cadrul UTCN (CeS-UTCN)
Motivarea/justificarea activității
În vederea creșterii capacității de participare
la competițiile europene a cercetătorilor din cadrul Universității
Tehnice dar și a altor entități de la nivel local/regional se impune
înființarea Centrul Suport CeS-UTCN. Efectele înființării și dezvoltării
acestuia pot fi rezumate astfel:
a) Eficacitate sporita în pregătirea și implementarea proiectelor finanțate în competiția Orizont 2020 (dar nu limitativ);
b) Nivel ridicat de conștientizare cu privire la proiecte
co-finanțate de UE, atât pentru cercetătorii din cadrul UTCN cat și
pentru actorii interesați (privați sau publici) din regiunea Nord-Vest
în special și din Romania în general;
c) Cadrul de reglementare, strategic și procedural îmbunătățit pentru coordonarea și implementarea proiectelor Orizont 2020;
d) baze de date actualizate și funcționale cu potențiali parteneri
(din tara și străinătate), care generează date corecte și în timp util,
pentru realizarea unor parteneriate eficiente;
e) un sistem informatic funcțional și eficient dedicat serviciilor suport în administrarea proiectelor;
f) Personal motivat, responsabilizat, stabil și înalt calificat în
sistemul de coordonare, gestionare și control al propunerilor de
proiecte pentru Orizont 2020.
Modalitatea de implementare a activității (Etape care vor fi realizate):
Etapa 1 - Etapa de dotare și amenajare efectiva a Centrului Suport – CeS-UTCN (L1-L9).
În aceasta etapa vom realiza toate demersurile necesare pentru Înființarea Centrului Suport ca structură în cadrul UTCN. Menționam faptul că spațiul necesar pentru desfășurarea activităților Centrului Suport – CeS-UTCN este pus la dispoziție de către Solicitant – Universitatea Tehnica din Cluj-Napoca. În cadrul proiectului va fi necesara doar dotarea și pregătirea corespunzătoare a acestui spațiu. Astfel pentru buna desfășurare a activităților centrului este nevoie de amenajarea a sălilor destinate în principal desfășurării atelierelor de lucru și nu numai (suport etc). În urma analizei efectuate s-a constatat necesitatea achizitiei de laptopuri, table interactive, servere (pentru stocarea datelor, găzduire site proiect, back-up), videoproiectoare, multifuncțională, mobilier (scaune și mese) și o serie de alte obiecte și materiale consumabile. Toate aceste achiziții se vor realiza în cadrul activității destinate achizițiilor publice.
În cadrul acestuia vor activa 11 persoane cu expertiza în următoarele domeniile de cercetare: Acustica urbana și acustica industriala; Analiza și modelarea asamblărilor lipite; Analiza și proiectarea ecologica a materialelor și structurilor complexe; industriale ale tehnologiilor moderne de Fabricare Rapida a Prototipurilor; Aplicații medicale de fabricare a implanturilor personalizate; Calcul Autonomic și Sisteme Autonomice; Calcul și Sisteme Ecologice; Cinematica și dinamica roboților paraleli; Comanda și controlul roboților (seriali și paraleli) acționați cu motoare de curent continuu cu/fara perii, și/sau motoare sincrone cu magnet permanent; Control digital; Controlul Adaptiv și Robust, Controlul cu orientare după cimp (FOC) și control direct de cuplu (DTC) al s Sisteme de controlul ierarhizate și distribuit, Sisteme Mulți Agent, Rețele senzoriale și Roboti mobilii stemelor de acționare cu motoare de curent alternativ cu/fara senzor; Dezvoltare Durabila în Inginerie Electrica; Dezvoltarea de metode de analiză și instrumente de modelare dedicate predicției fenomenelor de interferenta electromagnetica în c.a.; Dezvoltarea de tehnici de sinteza a câmpului electric și magnetic pentru reconstrucția curenților de întoarcere ai trăsnetelor; Dezvoltarea microroboților paraleli cu cuple elastice; Dezvoltarea unor elemente de modelare numerica specifice sintezei de câmp aplicate la studiul stabilității circuitelor electrice; Dezvoltarea de simulatoare și platforme e-learning pentru medicina; Elaborare de filme subțiri prin tehnici de depunere de vid ultra-înalt (epitaxie cu jet molecular, sputtering); Energie regenerabila, Panouri Fotovoltaice, Generatoare Eoliene; Fabricația Rapidă Inovativă Dezvoltarea Rapidă de Produse Noi; Fizica și tehnologia sistemelor de dimensionalitate redusa: suprafețe, interfețe, filme subțiri, sisteme micro și nanostructurate; Imagistica Medicala; Implementarea platformelor web pentru e- Learning; Implementarea și aplicarea în scopuri educaționale a platformelor web pentru e-Learning și de colaborare virtuala; Implementarea sistemelor interactive de raspuns automat la comenzi vocale sau DTMF de pe linia telefonica; Magnetism mezoscopic și transport electronic polarizat în spin; Mașini electrice pentru Aplicații industriale; Modelarea analitica și numerica a materialelor și structurilor compozite; Modelarea analitica și numerica a proprietăților magnetice și a transportului electronic; Modelarea limbajului natural în sisteme de comunicare om-mașină bazate pe Recunoașterea Automata a Vorbirii (RAV), RAV cu modele Markov (HMM), cu cuantizare vectoriala multipla (MVQ), cu maximizarea informației mutuale (MMI) sau cu modele semicontinue (SC-HMM); Modelarea și Simularea Sistemelor neliniare; Monitorizarea poluării mediului; Nanomateriale; Procesarea imaginilor 2D și 3D și recunoașterea formelor; Proiectare pentru Fabricația Competitiva; Proiectarea Sistemelor de Control bazate pe Model Matematic; Reabilitarea zonelor poluate; Realizarea de roboti paraleli pentru Aplicații; Robotica și mecatronica; Sinterizare Selectiva cu Laser; Sisteme de control înglobate embedded, microcontrollere și automate programabile; Sisteme de modelare și simulare; Sisteme Distribuite; Sisteme electromecanice bazate pe energii regenerabile; Sisteme integrate; Sisteme Inteligente; Sisteme și tehnici de simulare pentru roboti; Spintronică și nanomagnetism; Stereoviziune bazata pe percepție senzoriala; Stereoviziune pentru sisteme de asistare a conducerii și conducere autonoma; Strategii de control și planificare a mișcării roboților mobili ce folosesc algoritmi de controlul fuzzy, neuro-fuzzy, genetici; Studiul dinamic, proiectarea și analiza asistata de calculator a echipamentelor vibratoare; Studiul utilajelor ibrotransportoare și mișcărilor de vibrotransport; Tehnologii de valorificare a deșeurilor; Tehnologii Neconvenționale; Trasabilitatea contaminanților în mediu și 6 experți/specialiști îmbunătățirea calității proceselor (dintre care unul va avea și atribuții de coordonator centru)
Etapa 2 – Organizarea Centrului și Dezvoltarea abilităților angajaților Centrului Suport – CeS UTCN.
În cadrul acestei etape se vor realiza:
a) Elaborarea unui regulament de organizare și funcționare ale
Centrului Suport și proceduri interne (coordonatorul centrului) (L2-L6)
b) Dezvoltarea abilităților angajaților Centrului suport. În cadrul
proiectului 4 dintre experți au deja câștigate proiecte în competiția
Orizont 2020 și toti au proiecte câștigate în FP7.
În Lunile 3-6 a proiectului, fiecare dintre acești experți vor realiza cate un seminar în care vor prezenta proiectul câștigat, aspectele critice pe care le-au întâmpinat în elaborarea/implementarea proiectului, vor răspunde întrebărilor celorlalți experți pe domeniul pe care îl vizează proiectul prezentat. După acest pas ceilalți 6 experți care au asistat la seminariile de mai sus vor avea de realizat cate o intenție de proiect pe domeniul prezentat la fiecare seminar (în urma căruia vor primi feedback de la expertul care a susținut seminarul).
Scopul acestei etape este acela de a cunoaște bunele practici din cadrul instituției Solicitantului (UTCN)
Etapa 3 – Dezvoltarea și menținerea unui sistem informatic funcțional și eficient dedicat pentru servicii suport în administrarea proiectelor (L1-L39). Sistem informatic integrat funcțional, va trebui să genereze date corecte și în timp util, pentru realizarea unui management corect și eficient al programelor operaționale finanțate din fondurile structurale și de coeziune Platforma va cuprinde informații despre facturi furnizor, plăți, distribuții analitice, pontaje, contracte de munca, va fi integrata cu aplicatia de salarizare EMSYS și va fi compatibila cu programul de contabilitate al UTCN. Înregistrarea în platformă se va face pe baza de parola și va avea un ghid de utilizare. Platforma va fi upgradata ori de cate ori este nevoie.
Locația de implementare - Str. Constantin Daicoviciu, nr. 15, Municipiul Cluj-Napoca, cod poștal 400020, județul Cluj, România
Amplasamente
Rezultat 15 (A5.1) Centru Suport CeS-UTCN
• Un Centru Suport dotat, cu regulament de funcționare, cu personal bine pregatit
Rezultat 16 (A5.1)
• Dezvoltarea și menținerea unui sistem informatic funcțional și
eficient dedicat pentru servicii suport în administrarea proiectelor
Rezultate previzionate
A5.2 Derularea atelierelor de lucru în vederea pregătirii unor propuneri de proiecte de CDI care vor fi depuse la competiții finanțate prin Orizont 2020
Motivarea/justificarea activității
Scopul acestei subactivității este acela de a creste participarea UTCN la competiția Orizont 2020, prin cooptarea cat mai multor cercetători din cadrul UTCN (dar și a altora entități care apelează la sprijinul centrului) și inițierea lor în pregătirea unor propuneri de proiecte CDI care să fie depuse la competițiile finanțate pin programul Orizont 2020. Pornind de la experienta vasta a experților care își vor desfășoară activitatea în cadrul centrului Suport CeS-UTCN, consideram că atelierele de lucru sunt bine venite și vor duce la rezultatele pe care ni le-am propus.
Modalitatea de implementare a activității (Etape care vor fi realizate)
Etapa 1 Derularea atelierelor de lucru (L2-L39)
Atelierele vizează pregătirea de proiecte pentru linia de finanțare Orizont 2020. În cadrul atelierelor de lucru, experții Centrului Suport vor realiza prezentări (teoretice și practice) despre condițiile specifice ale proiectelor din cadrul Programului Orizont 2020, vor oferi recomandări pentru construirea unei propuneri de proiect, a unui parteneriat de succes, explicând tehnic cum se transpune o idee de proiect în formularul de cerere de finanțare și cum se completează alte documente solicitate de finanțator. Vor fi doua tipuri de ateliere: ateliere cu caracter general și ateliere cu caracter specific. Prezentam mai jos cateva exemple de ateliere de lucru:
Atelier general -Tipologia ciclurilor de viața ale proiectelor
• Procese în derularea proiectelor
• Cicluri de viață ale proiectelor (elementar, bazat pe faze de dezvoltare, pe baza de prototip)
Atelier general - Concepția proiectelor
• Sub-etape ale concepției de proiect (Analiza SWOT)
• identificarea și definirea problemei de proiect
• Definirea obiectivelor
Atelier general - Planificarea proiectelor
• Stabilirea și planificarea activităților proiectului
• Identificarea și planificarea resurselor necesare pentru proiect
• Atragerea de fonduri
• Metode și instrumente de planificare
Atelier general - Implementarea proiectelor
• Managementul financiar al proiectelor
• Managementul resurselor umane în cadrul proiectelor
• Relația cu finanțatorii
• Relația cu beneficiarii
Atelier general - Evaluarea și încheierea proiectelor
• Modele de evaluare a proiectelor
• Încheierea proiectului.
Atelierele specifice se vor organiza pentru proiectele care sunt eligibile pentru UTCN dintre care amintim (SYNAMERA, EuroNanoMed III, ProSafe, ERA-Net Smart Grids Plus, ERA-NET Smart Cities and Communities, QuantERA).
Prezentam mai jos un exemplu de organizare a unui atelier specific:
Atelierul specific - SYNAMERA:
• Ce oportunități oferă proiectele SYNAMERA?
• Cum construim un parteneriat și o propunere de proiect SYNAMERA?
• De ce competente avem nevoie într-un proiect SYNAMERA?
• Cum se depun propunerile de proiecte și ce conține un dosar de cerere de finanțare?
• Cum completam formularul de cerere de finanțare și bugetul pentru SYNAMERA?
Se vor organiza 76 astfel de ateliere, pe teme de interese pe care le vom identifica în activitățile de informare și diseminare (Activitatea 4 a proiectului nostru). În cadrul acestei etape vor fi implicați toti experții din cadrul Centrului Suport sprijiniți de personalul suport (daca este cazul). În principiu în fiecare luna de desfășurarea a acestei etape se vor organiza cate 2 ateliere de lucru.
Etapa 2 – Realizarea ghidurilor de bune practici (L8-L39).
În cadrul acestei etape vor fi implicați toti membrii echipei de implementare și vor realiza ghiduri de bune practici pentru toate tipurile de proiecte din cadrul Programului Orizont 2020 care se pliază pe domeniul de expertiza al Universității Tehnice din Cluj-Napoca (minim 7 ghiduri)
Noiembrie 2020 - Iunie 2023
UNIVERSITATEA TEHNICA DIN CLUJ - NAPOCA
Locația de implementare - Str. Constantin Daicoviciu, nr. 15, Municipiul Cluj-Napoca, cod poștal 400020, județul Cluj, România
Amplasamente
Rezultat 17 (A5.2)
• 76 ateliere de lucru realizate în vederea pregătirii unor
propuneri de proiecte de CDI care vor fi depuse la competiții finanțate
prin Programul Orizont 2020
Rezultat 18 (A5.2)
• Realizarea a minim 7 ghiduri de bune practici pentru tipurile de
proiecte din cadrul Programului Orizont 2020 care se pliază pe domeniul
de expertiză al Universității Tehnice din Cluj-Napoca
Rezultate previzionate
Subactivități
6. Asigurarea de suport administrativ pentru implementarea proiectelor finanțate prin Orizont 2020 la care participa UTCN
Motivarea/justificarea activității
În anul 2015-2016, cercetătorii din cadrul UTCN au câștigat în cadrul Competiției Orizont 2020 un număr de 7 proiecte: Meeting of Energy Professional Skills - MEnS (55,842.50 euro); Strengthening the research potential of CAREESD în the field of electromechanical Systems and Power Electronics for Sustainable Applications - ESPESA (451,247.50 euro); BISNet Transylvania (144,088.00 euro); Services to enhance the innovation management capacity of SME's în the macro-region 1 în Romania - InnoCap Transylvania (28,000.00 euro); Demand Response în Block of Buildings - DR-BOB (241,687.50 euro); Automated Urban Parking and Driving (897,709.00 euro); Boosting the scientific excellence and innovation capacity în additive manufacturing of the Technical University of Cluj-Napoca - AMaTUC (501,495.00 euro).Suportul administrativ este binevenit și necesar mai cu seama că vorbim de cercetători a căror activitate de baza nu este cea de gestionare a documentelor.
Modalitatea de implementare a activității (Etape care vor fi realizate)
Unul din scopurile pentru care a fost înființat Centrul Suport CeS-UTCN din cadrul proiectului este să asigure un proces de implementare eficient al fondurilor europene structurale și de investiții, în particular al competiției Orizont 2020. Acest Centru este proiectat să ofere asistenta orizontala, prin care să răspundă necesităților tuturor beneficiarilor de proiecte finanțate prin Orizont 2020 de coordonare, gestionare și control, dar și a actorilor implicați în implementarea proiectelor. Astfel, începând cu luna a 5-a a proiectului personalul administrativ de suport din cadrul proiectului, cei 5 Experți Centru Suport (având poziția de specialiști îmbunătățirea calității proceselor) și Coordonatorul Centrului vor acorda suport administrativ pentru managementul proiectelor finanțate prin Orizont 2020 la care participa sau pe care deja le implementează Universitatea Tehnica din Cluj-Napoca.
Etapa 1 – Informarea tuturor directorilor/managerilor de proiecte despre înființarea Centrului Suport CeS-UTCN și asistenta pe care o pot primi. Acest lucru se va face în principal prin site-ul proiectului dar și prin informări electronice (mailuri, etc) (L8-L39)
Etapa 2 – Acordarea efectiva a suportului
administrativ în realizarea managementul proiectelor finanțate (L8-L39).
Mai exact vorbim de suport administrativ acordat în oricare din
următoarele patru mari tipuri de activități manageriale:
• managementul financiar al proiectelor
• managementul resurselor umane și al activităților
• relația cu finanțatorul/finanțatorii,
• relația cu beneficiarii.
Existența unui suport administrativ eficient
degrevează membrii echipei de proiect de o serie activități,
permițându-le să se concentreze asupra activităților de cercetare
specifice proiectului și în care membrii echipei au expertiza. Astfel,
ne dorim ca suportul acordat să îndeplinească un rol de service pentru
toti membrii echipei de proiect și rolul de asistenta pentru
conducătorul de proiect cu următoarele sarcini generale și specifice:
a) sarcinile generale: administrarea centralizata a documentelor;
urmărirea centralizata a costurilor; suport în elaborarea rapoartelor
b) sarcinile specifice au în vedere: un management al comunicării și
al documentelor de proiect, prin stabilirea și organizarea
întâlnirilor, păstrarea și arhivarea documentelor, organizarea de
întruniri și prezentări; un management al bugetelor, prin urmărirea și
evidenta cheltuielilor; o activitate de birotica, adica dactilografie,
copiere de documente etc.; asigurarea asistentei tehnice pentru
managerul și echipa de proiect, în elaborarea și pregătirea materialelor
pentru ședințe și în pregătirea de rapoarte.
Noiembrie 2020 - Iunie 2023
UNIVERSITATEA TEHNICA DIN CLUJ - NAPOCA
Locația de implementare - Str. Constantin Daicoviciu, nr. 15, Municipiul Cluj-Napoca, cod poștal 400020, județul Cluj, România
Amplasamente
Rezultat 19 (A6)
• Minim 7 proiecte cărora li se va acorda suport administrative
Rezultate previzionate
DURATA PROIECTULUI: 39 luni
